Planleggingsguide for utstillere
HavExpo nærmer seg raskt. Med flere hundre utstillere og et bredt spekter av aktører fra fiskeri, havbruk, leverandørindustri, forskning og forvaltning, blir konkurransen om oppmerksomheten stor. God planlegging er derfor avgjørende for å få fullt utbytte av messedeltakelsen.
Her er en praktisk oversikt over hva du bør gjøre – og hva du bør starte med allerede nå.
Bestill standutstyr i tide
Fristen for å bestille utstyr til standen er 1. april. Nettbutikken til Bergen Expo er åpen, og her finner dere alt fra møbler, tepper og belysning til skjermer og teknisk utstyr.
Her er det erfaringsmessig lurt å planlegge tidlig. Bestiller du innen fristen, har du et større utvalg og bedre kontroll på detaljene. Sjekk ut viktig informasjon her.
Hvorfor delta?
Det kan være lurt å stille seg det enkle spørsmålet før en deltar. Sett deg en strategi og noen mål for hva du vil oppnå på HavExpo. Hva er viktigst for deg på HavExpo? Er det nye kunder eller sjansen til å møte eksisterende samarbeidspartnere? Skal du lansere produkter eller tjenester? Eller ønsker du generelt bedre synlighet i markedet?
Et tydelig mål gjør det enklere å planlegge bemanning, budskap og aktiviteter på standen.
Sjekk gjerne ut våre partnerpakker for økt synlighet på HavExpo her.
Skap stopp-effekt
Alle kjemper om de samme besøkende. Derfor må standen ha et tydelig budskap og et uttrykk som speiler hvem dere er. Tenk gjennom hva skal folk forstå om virksomheten deres på få sekunder? Og hvordan skaper dere en naturlig arena for samtale på standen deres?
Farger, profilering og materialvalg bør være i tråd med virksomhetens identitet. Et helhetlig uttrykk gir et mer profesjonelt inntrykk.
Registrer alle som skal jobbe på standen
Alle medarbeidere må registreres på forhånd. Det blir sendt QR-koder til hver enkelt e-postadresse, og disse brukes ved innsjekk for å skrive ut utstillerkort. Utstillerkortet gjelder både under messedagene og i forbindelse med rigging og nedrigging. Sørg for at dette er på plass i god tid, slik at dere unngår unødvendig venting ved ankomst.
Inviter gjester
Hver utstiller kan invitere opptil 50 gjester gratis. Dette er en viktig del av verdien i deltakelsen. Her kan du tenke deg både viktige kunder, potensielle samarbeidspartnere og andre relevante kontakter i nettverket ditt. Husk at gjestene også må registreres forhånd for å få tilsendt QR-kode og adgangskort.
Bestill overnatting
Det er mange hoteller å velge mellom både i Bergen sentrum og rundt flyplassen. Gjør ditt valg så tidlig som mulig – både for egne medarbeidere og eventuelle gjester.
Standbemanning og oppfølging
En god stand er mer enn utstyr og design. Det er menneskene som skaper verdien. Her har du alle forutsetninger for å lykkes, men nøkkelen ligger i forberedelsene. Like viktig som forberedelsene er det som skjer etterpå. Rask og personlig oppfølging av kontakter etter messen kan være avgjørende for den faktiske effekten av deltakelsen.
God planlegging gir gode resultat
Med bare måneder igjen til messeåpning er mye på plass, og interessen er stor. For dere som utstiller handler det nå om å bruke tiden godt.
Bestill innen fristene. Registrer medarbeidere. Inviter gjester. Sikre overnatting. Og ikke minst: planlegg hvordan dere skal bruke møteplassen HavExpo til å styrke posisjonen deres i næringen.
God planlegging nå gir større verdi når dørene åpner.
